Savjeti za efikasnije vođenje sastanaka

2018-02-14 | RIS press tim

Promotion

Koliko puta ste prisustvovali sastancima u Vašem poslovnom okruženju, ali ste uvidjeli da produktivnost i efikasnost nisu na zadovoljavajućem nivou?

U sljedećem članku R&S Vam donosi nekoliko savjeta za efikasnije vođenje poslovnih sastanaka i drugih okupljanja poslovnih saradnika.



1. Riješite se stolica
Jedno naučno istraživanje objavljeno u časopisu Journal of Applied Psychology, pokazalo je da sastanci koji se održavaju stojeći, kraći su od sjedećih sastanaka, a kvaliteta donosenih odluka je ostala na istom nivou. Dakle, za manje vremena moguće je postići isti nivo produktivnosti i kvaliteta odlučivanja. Zanimljiv je podatak da izvršni direktor Amazona Jeff Bezos uvijek donosi jednu praznu stolicu na sastanak kako bi podsjetio sve sudionike sastanka da je među njima uvijek prisutan i kupac.

2. Zabranite korištenje uređaja
Iako većina ljudi smatra da su vješti u obavljanju više aktivnosti i zadataka istovremeno, praksa to ne potvrđuje. Pri tzv. multitaskingu, treba nam više vremena za obavljanje datih zadataka, ali i mogućnost pogreške se znatno povećava.

Drugi razlog za zabranu uređaja jeste to što odvraća pažnju drugima, ali i to što bi druge kolege smatrale nepristojnim ukoliko neko koristi mobitel ili tablet prilikom sastanka. Ljudi se osjećaju nelagodno i uvrijeđeno ukoliko prilikom razgovora neko posegne za svojim mobitelom.

3. Pobrinite se da svako sudjeluje i da ima riječ
Uslijed različitih raspoloženja, jezičkih barijera ili tipa ličnosti, neki zaposleni su više skloni učestvovanju u raspravama i slobodnoj konverzaciji, dok se neki ustručavaju nešto reći. Onima koji se ustručavaju treba dati mjesto i priliku za njihov doprinos , obzirom da oni su ti koji obično imaju najbolji pregled toka razgovora. Jednostavnim poticanjem sudionika, podiže se njihova predanost rješavanju problema, a i generalno govoreći, ljudi vole znati da se i njihovo mišljenje cijeni i uzima u obzir,

4. Nikada ne organizirajte sastanak samo kako biste prenijeli informacije
Ukoliko organizujete sastanak samo kako biste prenijeli informacije, razmislite još jednom. Zašto oduzimati dragocjeno vrijeme kako biste rekli nešto što se može prenijeti kolegama putem e-maila? Sastanci na kojima se samo prenose informacije ne predstavljaju samo gubitak vremena. Ovakvo iskorištavanje vremena kojim naši zaposleni raspolažu, može dovesti do neetičnog ponašanja i iscrpljivanjem kognitivnih resursa zaposlenih.

5. Unaprijed odredite raspored sastanka i e-mailom ih proslijedite kolegama
Pošaljite e-mail sa dnevnim rasporedom tema sastanka 24 sata unaprijed svima koji treba da budu prisutni. Trebali biste objasniti što će se na sastanku događati, kako bi sudionici unaprijed znali šta će raditi. Nepostojanje jasnog plana i programa često dovodi do toga da je grupa neuspješna u donošenju odluke. Postojanje plana daje nam priliku da razjasnimo svoje ciljeve, te promislimo o faktorima koji bi nam mogli onemogućiti postizanje ciljeva.